Prawownia Kancelaria

Kategoria: Prawo pracy

  • Zdjęcia pracowników jako metoda potwierdzenia obecności w pracy

    Zdjęcia pracowników jako metoda potwierdzenia obecności w pracy

    Znam takich, którzy twierdzą, że „prawdziwe” prowadzenie firmy zaczyna się wraz z zatrudnieniem pierwszego pracownika. Mówią, że właśnie wtedy otwierają się kolejne drzwi, za którymi stoi bliższa relacja z ZUS-em, prowadzenie dokumentacji pracowniczej, Rodo i inne obowiązki pracodawcy. Faktem jest, że przeciętny przedsiębiorca i tak nie może narzekać na nudę. Ani na brak weny ustawodawcy w tworzeniu nowych obowiązków, ograniczeń i formalności…

    Równolegle intensywnie rozwijają się nowe technologie. W tym także te, które wspierają pracodawców w usprawnianiu procesów zewnętrznych (możliwość załatwiania spraw w urzędach i instytucjach drogą elektroniczną) jak i wewnętrznych (automatyzacja i robotyzacja, specjalistyczne oprogramowanie). Jedno z rozwiązań proponuje, aby pracodawcy zamienili papierowe listy obecności w pliki elektroniczne, a podpis na liście obecności zastąpili zdjęciem typu selfie. Postanowiłam sprawdzić co na to prawo.

    Ewidencja czasy pracy

    Zasadą jest, że pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika. Jej celem jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Obowiązek ten nie dotyczy pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w porze nocnej.

    Taka ewidencja jest elementem dokumentacji pracowniczej, a jej nieprowadzenie grozi pracodawcy karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Aktualne prawo umożliwia prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej. Warunkiem jest spełnienie pewnych wymagań w zakresie jej odpowiedniego prowadzenia, przechowywania i zabezpieczenia.

    Metody potwierdzania obecności w pracy  

    Przepisy nie narzucają sposobu odnotowywania obecności pracownika w pracy. Nic nie stoi więc na przeszkodzie, aby potwierdzenie obecności w pracy przybrało formę potwierdzenia fotografią.

    Z pewnym ograniczeniem możemy się spotkać, jeśli fotografia będzie przetworzona w taki sposób, że stanie się  daną biometryczną. Pracodawca nie może przetwarzać danych biometrycznych, aby ewidencjować czas pracy pracownika.

    Z biometrią będziemy mieli do czynienia, w przypadku specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczącego cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej umożliwiającego lub potwierdzającego jednoznaczną identyfikację danej osoby. Wizerunek w formie autoportretu pracownika (utrwalony przy pomocy telefonu lub tabletu), który nie podlega specjalistycznej obróbce umożliwiającej lub potwierdzającej jednoznaczną identyfikację danej osoby – nie jest daną biometryczną. Więcej na temat przetwarzania danych biometrycznych przez pracodawcę pisałam tu.

    Metoda odnotowywania obecności pełni funkcję pomocniczą przy ewidencji czasu pracy pracownika. Powinna być ustalona w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym, a gdy pracodawca nie jest obowiązany do tworzenia regulaminu – o metodzie odnotowywania obecności powinien poinformować pracownika na piśmie w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

    Fotopotwierdzenia a dane osobowe i dobra osobiste

    Wykonując obowiązki związane z ewidencją czasu pracy pracodawca musi przestrzegać także przepisów z zakresu ochrony danych osobowych i ochrony dóbr osobistych. Przede wszystkim, nie powinien pozyskiwać od pracownika więcej informacji, niż te, które są mu niezbędne do realizacji zaplanowanych i prawnie uzasadnionych celów. Natomiast wybrana przez niego metoda odnotowywania obecności pracownika i ewidencji jego czasu pracy powinny zapewniać bezpieczeństwo i poufność danych osobowych.

    Powyższe wymaga więc zastosowania adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych, które pozwolą zabezpieczyć dane pracowników przed ich ujawnieniem innym pracownikom i osobom postronnym.

    Czy pracodawca może prosić pracownika o przesłanie zdjęcia z jego wizerunkiem?

    Pracodawca może żądać o pracownika podania danych osobowych, których katalog określa art. 221 Kodeksy pracy. Wśród nich znajdziemy: imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, numer rachunku płatniczego oraz te dane, które będą niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.  W tym zbiorze nie ma jednak mowy o wizerunku pracownika.

    Jeśli pracodawca chce wykorzystywać fotografie pracownika do realizacji własnych celów musi dysponować do tego odrębną od art. 221 Kodeksy pracy podstawą przetwarzania danych. Może być nią realizacja uprawnień pracodawcy wynikających z regulacji szczególnych lub zgoda osoby, której wizerunek będzie przetwarzany.

    Monitoring pracowników

    Regulacją, którą pracodawca może się posłużyć wskazując podstawę legalnego przetwarzania wizerunku pracownika są przepisy dotyczące monitoringu (art. 222 i 223 Kodeksu pracy). Prawo nie mówi tego wprost, ale regularne odnotowywanie obecności pracownika za pomocą fotopotwierdzeń i przesyłanie zdjęć pracowników z miejsca, w którym się znajdują się w godzinach pracy jest tzw. inną formą monitoringu (art. 223 § 4 kodeksu pracy).

    Pracodawca może wprowadzić swoim zakładzie pracy monitoring wykorzystujący funkcję fotopotwierdzeń, jeśli spełni następujące warunki:

    • wykaże, że zastosowanie tego typu monitoringu jest konieczne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

    Nie wystarczy powołanie się na sam obowiązek ewidencji czasu pracownika. Obie przesłanki (pełnego wykorzystania czasu pracy i właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi pracy) powinny być spełnione łącznie i uzasadnione w sposób indywidualny przez pracodawcę.

    • tego typu monitoring nie będzie naruszał dóbr osobistych pracownika;
    • cel, zakres oraz zastosowanie monitoringu zostaną uregulowane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy – w obwieszczeniu/informacji skierowanej do pracownika;
    • pracodawca poinformuje pracowników o stosowaniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a w przypadku nowych pracowników – przed dopuszczeniem pracownika do pracy poprzez przekazanie na piśmie informacji dotyczących celu, zakresu oraz sposobu stosowania monitoringu;
    • oznaczenia narzędzi pracy z zainstalowanym systemem monitoringu nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem w sposób widoczny i czytelny.

    Podsumowując, jeśli pracodawca stosuje tzw. inną formę monitoringu pracownika (art. 223 § 4 kodeksu pracy), uzasadni przesłanki i wypełni obowiązki, o których mowa powyżej – pobieranie zgody pracownika na przetwarzanie jego danych (w tym danych w postaci wizerunku) będzie zbędne, a wręcz nadmierne.

     Zgoda pracownika

    Jeśli pracodawca nie wprowadzi w firmie monitoringu na wg. opisanej powyżej procedury, a ma zamiar przetwarzać wizerunek pracownika – powinien dysponować jego odpowiednią zgodą. Zgoda ta powinna być konkretna, dobrowolna i świadoma, a także udokumentowana. Ważne jest precyzyjne określenie czego zgoda dotyczy i komu została udzielona. W celach dowodowych  warto zadbać o jej utrwalenie na piśmie.

    Ważne!

    Brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika i nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, w tym nie może być uzasadnieniem odmowy zatrudnienia, wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

    Należy mieć jednak na uwadze, że w relacjach pracowniczych trzeba zachować pewną ostrożność w stosowaniu zgody jako podstawy przetwarzania danych osobowych z powodu stosunku zależności, jaki istnieje między pracodawcą a pracownikiem. Rodzą się na jego tle liczne wątpliwości interpretacyjne co do tego, czy rzeczywiście taka zgoda jest dobrowolna. Ponadto, pracodawca musi mieć świadomość, że taka zgoda może być w każdej chwili przez pracownika odwołana.

    Fotopotwierdzenia współpracowników             

    W przypadku osób, które nie są związane pracodawcą etatem kodeks pracy nie znajdzie zastosowania. Tym samym zasady monitorowania współpracowników, w tym sposób realizacji zadań czy ewidencjonowania i rozliczania wykonanych zadań, strony powinny uregulować w umowie lub porozumieniach regulujących ich wzajemne zobowiązania i relacje.  Nie ma też przeszkód, aby przetwarzanie wizerunku współpracownika (fotopotwierdzenia) znalazło podstawę prawną w dobrowolnej zgodzie współpracownika. 

    Podsumowanie

    Tak, zdjęcia pracowników mogą być formą potwierdzania obecności w pracy. Warunkiem jest, aby przetwarzanie danych w postaci wizerunku pracownika miało charakter legalny i nie naruszało dóbr osobistych pracownika (w tym poufności danych osobowych).

    Podstawa prawna:

    Prawo pracy

    Rodo

    Rozporządzenie  w sprawie dokumentacji pracowniczej

    Czy ten wpis był dla Ciebie wartościowy? Jeśli tak, udostępnij go innym.

    Jeśli potrzebujesz pomocy przy stworzeniu wewnętrznej dokumentacji pracowniczej (regulamin pracy, klauzule informacyjne), umów z pracownikami lub współpracownikami, umów powierzenia danych osobowych pracowników lub współpracowników zawieranych z dostawcami oprogramowania albo chcesz skonsultować poprawność wykorzystywanych przez Ciebie dokumentów – napisz do nas!

  • Kontrola pracownika przy pomocy systemu GPS w telefonie

    Kontrola pracownika przy pomocy systemu GPS w telefonie

    Dziś praca zdalna i hybrydowa przestały być domeną programistów. I niewielu już dziwi, że pracownik banku lub urzędu może pracować w dowolnej lokalizacji i w elastycznym wymiarze czasu pracy. Zmiany zrodziły potrzebę modyfikacji utartych modeli zarządzania personelem i planowania czasu pracy. Niezależnie od tego, na barkach pracodawców nadal spoczywają liczne obowiązki.  Chociażby organizacja pracy w sposób zapewniający pełne i wydajne wykorzystanie czasu pracy czy troska o bezpieczne warunki pracy.

    Jednym ze sposobów adaptacji pracodawców do następujących zmian jest możliwość sięgania po zdobycze nowych technologii. Przykładem jest rosnąca popularność automatyzacji procesów przy pomocy specjalistycznego oprogramowania z udziałem rejestratorów GPS. Ale czy taka kontrola pracownika jest zgodna z prawem? Czy wymaga ona zgody pracownika? Sprawdźmy, co na ten temat mówi prawo.

    Geolokalizacja a przepisy

    Stosowanie przez pracodawców systemu geolokalizacji GPS w mobilnych narzędziach pracy jest formą monitoringu pracowników i musi być odpowiednio uzasadnione. Nie powinno koncentrować się na śledzeniu samego pracownika i jego zachowań, ale służyć wyrazie oznaczonym oraz prawnie dopuszczalnym celom. Inaczej może dojść do naruszenia prawa pracownika do prywatności.

    Poza tym, dane zbierane przez rejestratory GPS powinny być przetwarzane zgodnie z RODO.

    GPS a prawo pracy

    W aktualnym kodeksie pracy znajdziemy przepisy dotyczące stosowania:

    • monitoringu wizyjnego,
    • monitoringu poczty elektronicznej oraz
    • innych form monitoringu.

    Nie ma regulacji, która odnosi się bezpośrednio do systemu GPS.  W związku z tym legalność wykorzystywania informacji pochodzących z GPS-ów w telefonach pracowników trzeba oceniać przy uwzględnieniu przepisów dotyczących innych form monitoringu.

    Wymagania prawne dotyczące innych form monitoringu

    PO PIERWSZE

    Monitoring GPS nie może naruszać tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych pracownika.

    Takie zagrożenie powstaje, gdy pracodawca dopuszcza możliwość korzystania przez pracowników z narzędzi pracy poza godzinami pracy i w czasie przerw w pracy. Wówczas istnieje ryzyko naruszenia prawa do prywatności. Dlatego też pracodawca powinien zadbać o odpowiednie zabezpieczenia i rozwiązania mające na celu zapewnienie ochrony dóbr osobistych pracownika.

    Na przykład: stosowanie monitoringu z opcją wyłączania go przez pracownika lub możliwością przełączania trybu służbowego na tryb prywatny (i odwrotnie). W ten sposób pracownik może z własnej inicjatywy chronić swoje dane i uniemożliwić rejestratorom GPS gromadzenie informacji na jego temat.

    PO DRUGIE

    Pracodawca może stosować monitoring GPS, jeśli jest to konieczne do realizacji następujących celów: zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

    Przesłanki te muszą być spełnione łącznie i powinny być opisane w dokumentacji pracodawcy (np. w regulaminie). Ustawodawca nie doprecyzował co może mieścić się w ramach realizacji tych celów. Trzeba więc dokonać indywidualnej analizy.

    Przykładowo pracodawca może wziąć pod uwagę, że:

    • jest uprawniony do kontrolowania swojego pracownika wykonującego obowiązki poza siedzibą firmy przy wykorzystaniu udostępnionych mu w tym celu narzędzi pracy;
    • monitoring ma służyć temu, aby pracownik wykonywał swoją pracę tylko w ustalonych godzinach pracy określonych umową o pracę (bez godzin nadliczbowych), co przekłada się na jakość pracy, samopoczucie pracownika oraz bezpieczeństwo pracownika, osób trzecich i stan narzędzi pracy (np. prowadzenie pojazdu);
    • pracodawca może mieć potrzebę zlokalizowania pracownika w godzinach pracy uzasadnioną możliwością przydzielenia mu określonego zadania w danej lokalizacji i przy wykorzystaniu określonych narzędzi pracy;
    • pracodawca ma prawo oczekiwać, aby pracownik wykorzystywał narzędzia pracy wyłącznie w celach związanych z realizacją służbowych obowiązków (chyba że ustalenia między stronami są odmienne).

    Przyjęte przez pracodawcę cele muszą być tożsame z rzeczywistym sposobem wykorzystywania GPS-ów i zbieranych przy ich pomocy danych.

    PO TRZECIE

    Cel, zakres oraz zastosowanie monitoringu GPS powinny być uregulowane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.

    W przypadku, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy – w obwieszczeniu.

    PO CZWARTE

    Pracodawca powinien poinformować pracowników o stosowaniu monitoringu GPS – nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

    W przypadku nowych pracowników – przed dopuszczeniem pracownika do pracy poprzez przekazanie na piśmie informacji dotyczących celu, zakresu oraz sposobu stosowania monitoringu GPS.

    PO PIĄTE

    Należy oznaczyć narzędzia pracy z zainstalowanym systemem monitoringu GPS nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Takie oznaczenie powinno być widocznie i czytelne. 

    Na przykład: komunikat tekstowy, dźwiękowy lub obrazkowy o aktywności funkcji monitoringu GPS.

    Geolokalizacja a Rodo

    Stosowanie monitoringu GPS wiąże się także z przetwarzaniem danych osobowych.  Pracodawca zobowiązany jest zatem przestrzegać zasad określonych w RODO. W szczególności zasady minimalizacji danych. Pracodawca nie powinien za pośrednictwem rejestratorów GPS pozyskiwać więcej informacji, niż te, które są mu niezbędne do realizacji zaplanowanych celów.

    Ponadto, na pracodawcy jako przedsiębiorcy ciążą inne obowiązki wynikające z Rodo. Wśród nich obowiązek informacyjny czy konieczność zastosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych celem zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa danych.

    Prywatny telefon używany w pracy

    Regułą jest, że to pracodawca zapewnia pracownikowi narzędzia pracy. Korzystanie przez pracowników z własnych narzędzi dla celów służbowych nie zostało wprost uregulowane w przepisach. Nie jest jednak zakazane.

    Jeśli wolą stron jest, aby pracownik wykonując czynności służbowe na rzecz pracodawcy korzystał z własnych narzędzi (zarówno w zakładzie pracy, jak i poza nim), to takie ustalenia mogą znaleźć się w umowie o pracę lub innym porozumieniu.  Pracodawca nie może jednak takiego obowiązku narzucić pracownikowi. To rozwiązanie wymaga dobrowolnej zgody pracownika.

    Problematyczną kwestią może być fakt, że w takiej sytuacji sprzęt pracownika będzie pełnił 2 role: narzędzia pracy, jak i narzędzia służącego do celów prywatnych. Wówczas trzeba zadbać o poufność informacji firmowych, które mogą znaleźć się w telefonie (np. służbowe maile). Jak również zapewnić odpowiednią ochronę danych osobowych pracownika (blokada dostępu pracodawcy do informacji o miejscu pobytu pracownika podczas przerw w pracy lub poza godzinami pracy).

    Podsumowanie

    Monitoring GPS zainstalowany  telefonach pracowników może być wykorzystywany przez pracodawcę pod warunkiem spełnienia wymagań określonych przepisami prawa pracy. Nie powinien też naruszać tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych pracownika (ochrona prywatności).

    Ani kodeks pracy, ani Rodo nie wymaga od pracodawców, by w związku z wprowadzonym monitoringiem GPS pozyskiwali od pracowników zgody. Co więcej, istnieją pewne wątpliwości interpretacyjne dotyczące zgody wyrażonej przez pracownika na prośbę pracodawcy. Mianowicie, z uwagi na brak równowagi w relacji pracownik-pracodawca, istnieje ryzyko, że może być pozbawiona cech dobrowolności, tym samym uznana za nieważną.

    W związku z powyższym,  monitoring przy użyciu funkcji GPS w telefonach jest legalny, pod warunkiem dopełnienia przez pracodawcę ww. wymogów prawnych oraz korzystania z narzędzi umożliwiających zapewnienie prywatności i poufności danych osobowych pracownika.

    Podstawa prawna

    Art. 22 (2) i art. 22(3) Kodeksu pracy

    Ar. 23 Kodeksu Cywilnego

    RODO

    Czy ten wpis był dla Ciebie wartościowy? Jeśli tak, udostępnij go innym.

    Jeśli potrzebujesz pomocy przy stworzeniu wewnętrznej dokumentacji pracowniczej (regulamin pracy, klauzule informacyjne), umów z pracownikami lub współpracownikami, umów powierzenia danych osobowych pracowników lub współpracowników zawieranych z dostawcami oprogramowania albo chcesz skonsultować poprawność wykorzystywanych przez Ciebie dokumentów – napisz do nas!

    Share this:

  • Koronawirus – epidemia, choroba, kwarantanna, zamknięte szkoły i co dalej?

    Koronawirus – epidemia, choroba, kwarantanna, zamknięte szkoły i co dalej?

    Obecna sytuacja – epidemia koronawirusa – wymusiła na polskim ustawodawcy wprowadzanie nowych, tymczasowych regulacji prawnych. I tak ustawą z dnia 2 marca 2020 r. wdrożono szczególne rozwiązania dotyczące zapobiegania, przeciwdziałania i zwalczania COVID-19. Dotyczą one w szczególności pracy zdalnej,  zasad otrzymywania przez ubezpieczonych dodatkowego zasiłku opiekuńczego, maksym. cen produktów leczniczych, zasad kontroli bezpieczeństwa czy finansowania świadczeń zdrowotnych związanych z przeciwdziałaniem  COVID-19.

    Poniżej krótko omówię te kwestie, które budzą najwięcej wątpliwości z perspektywy pracownika, pracodawcy i rodzica. Mianowicie: pracę zdalną, zasiłek opiekuńczy oraz nieobecność pracownika w miejscu pracy z powodu kwarantanny lub choroby.

    Praca zdalna

    Zgodnie art.  3 „ustawy koronowirusowej”  (obowiązującym przez 180 dni licząc od 8 marca 2020 r.) pracodawca może zlecić pracownikowi pracę poza miejscem pracy. Przepisy nie nakazują, że ma być to miejsce zamieszkania pracownika czy miasto, w którym znajduje się siedziba pracodawcy. Nie przewidziano również specjalnej formy, jakiej zachowania wymaga zlecenie pracy zdalnej. Może więc to być ustne polecenie.

    Z ostrożności, zarówno z perspektywy pracodawcy jak i pracownika, warto udokumentować fakt zlecenia pracy zdalnej, np. wysyłając odpowiednie pismo lub e-mail do pracownika.

    Rodzaj, czas pracy i wynagrodzenie powinny odpowiadać zakresowi wynikającemu z umowy o pracę. Niezmienne pozostają również kodeksowe regulacje dotyczące pracy nadliczbowej i dyżurów. Ewentualne modyfikacje zakresu czynności wymagają zgody pracownika.

    Co ważne, zlecając pracę zdalną, pracodawca powinien wziąć pod uwagę takie kwestie jak:

    • zapewnienie odpowiednich narzędzi do pracy (sprzęt komputerowy, oprogramowanie),
    • ustalenie sposobu rozliczania kosztów (Internet, media),
    • przestrzeganie zasad bhp,
    • przestrzenie zasad dot. ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa systemów informatycznych.

    W przypadku, gdy pracodawca nie zapewnia pracownikowi oddelegowanemu do pracy zdalnej niezbędnych do jej wykonywania narzędzi, pracownik nie ma obowiązku korzystania z prywatnych urządzeń.  Wszelkie koszty pracy nadal pozostają po stronie pracodawcy! Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby pracodawca i pracownik zawarli  porozumienie, a w nim określili zasady korzystania ze sprzętu pracownika oraz ponoszenia innych dodatkowych kosztów. W celu uniknięcia ewentualnych nieporozumień, warto takie porozumienie utrwalić na piśmie (albo chociaż w formie korespondencji mailowej). Nie należy jednak zapominać, że prywatny komputer pracownika niekoniecznie musi spełniać wymagane standardy. W szczególności w zakresie bezpieczeństwa systemów informatycznych i poufności danych osobowych. Pamiętajmy jednak, że ryzyko ewentualnych naruszeń bezpieczeństwa nadal pozostanie po stronie pracodawcy.

    Dodam, że porady dotyczące środków  bezpieczeństwa danych osobowych podczas pracy zdalnej znajdziesz pod adresem strony internetowej UODO. 

    Zasiłek opiekuńczy

    W świetle dotychczasowych przepisów, zasiłki opiekuńcze przysługiwały (i nadal przysługują) ubezpieczonemu  z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad:
    1) dzieckiem lub innym członkiem najbliższej rodziny w razie choroby tych osób,

    2) dzieckiem do ukończenia 8 roku życia w razie:

    • nieprzewidzianego zamknięcia szkoły, przedszkola czy żłobka, do którego dziecko uczęszcza oraz choroby niani z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 lub dziennego opiekuna,
    • porodu lub choroby małżonka ubezpieczonego lub rodzica dziecka, stale opiekujących się dzieckiem, jeżeli poród lub choroba uniemożliwia temu małżonkowi lub rodzicowi sprawowanie opieki oraz
    • pobytu małżonka ubezpieczonego lub rodzica dziecka, stale opiekujących się dzieckiem, w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne.

    W sytuacjach określonych powyzej, ZUS (a nie pracodawca) wypłaci ubezpieczonemu świadczenie w wysokości 80% podstawy wymiaru zasiłku.  Taki zasiłek może być pobierany w maksymalnej ilości 60 dni w roku.

    Aby otrzymać ww. zasiłek, należy złożyć do ZUS odpowiednie dokumenty, do których odsyłam na stronę ZUS.

    Wnioski o zasiłek opiekuńczy (składane osobiście/przez płatnika składek/przez lekarza) mogą wpływać do ZUS w formie elektronicznej przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS. Wystarczy mieć/założyć Profil Zaufany.

    Nowy (specjalny) zasiłek opiekuńczy

    Specustawa dot. koronawirusa, która weszła w życie w marcu 2020 r. wprowadziła dodatkowy zasiłek opiekuńczy. Jest to świadczenie niezależne od standardowego zasiłku, o którym pisałam powyżej.
    Specjalny zasiłek opiekuńczy przysługuje ubezpieczonemu w sytuacji wymagającej sprawowania opieki nad dzieckiem do ukończenia przez nie 8 roku życia w przypadku zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły z powodu COVID-19.
    Żeby otrzymać taki zasiłek przesłanki muszą być spełnione łącznie, np. zamknięto szkołę Twojego 7 letniego syna z powodu COVID-19 i musisz sprawować nad nim osobistą opiekę (drugi rodzic pracuje). W przypadku starszych dzieci, pomimo zamknięcia placówek edukacyjnych taki zasiłek na chwilę obecną nie przysługuje. Pozostaje więc możliwość skorzystania z zasiłku na zasadach tradycyjnych.
    I tak ubezpieczony, który zgłosi chęć skorzystania z ww. zasiłku, będzie zwolniony od wykonywania pracy i otrzyma świadczenie za okres nie dłuższy niż 14 dni.
    Okres pobierania tego zasiłku nie jest zaliczany do ww. okresu 60-dniowego dotyczącego zasiłku pobieranego na standardowych zasadach. Oznacza to, że w przypadku wyczerpania się 14 dniowego limitu nowego zasiłku i w sytuacji gdy nadal z powodu koronawirusa szkoły, przedszkola i żłobki będą nieczynne, ubezpieczony może skorzystać ze standardowego 60 – dniowego zasiłku. Niewykluczone jest jednak, że ustawodawca na dniach wprowadzi kolejne zmiany w przepisach.
    Występując o wypłatę zasiłku należy złożyć oświadczenie do swojego płatnika składek np. pracodawcy, zleceniobiorcy (wzór oświadczenia dostępny jest na stronie ZUS). Osoby prowadzące działalność pozarolniczą składają oświadczenie w ZUS. W przypadku specjalnego zasiłku opiekuńczego nie jest potrzebny wniosek Z-15A, ani zaświadczenie płatnika składek.
    Rodzice mogą rozdzielić między sobą te 14 dni sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem w okresie od 12 do 25 marca 2020 r. W oświadczeniu skierowanym do płatnika lub bezposrednio do ZUS trzeba wskazać ilość dni sprawowania opieki przez każdego z rodziców/współmałżonków. Ta pula 14 dni przysługuje rodzicom/współmałżonkom łącznie.

    Choroba, kwarantanna i izolacja

    Za czas niezdolności do pracy powstałej na skutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, która trwa łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego (a w przypadku osoby powyżej 50 r. ż. do 14 dni) pracownik ma prawo otrzymać  80 % wynagrodzenia. Takie wynagrodzenie wypłaca pracodawca (art. 92 kodeksu pracy).

    Po upływie 33 dni (i odpowiednio 14 dni w przypadku pracownika powyżej 50 r. ż.) niezdolności do pracy, pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy. Taki zasiłek finansowany jest ze środków ZUS.

    Co istotne w obecnej sytuacji, wynagrodzenie chorobowe, a następnie zasiłek chorobowy przysługuje nie tylko chorym, ale również osobom, które zostały poddane kwarantannie lub izolacji. Decyzję o kwarantannie/izolacji może wydać państwowy powiatowy inspektor sanitarny lub państwowy graniczny inspektor sanitarny i można ją dostarczyć do pracodawcy (lub do placówki ZUS) po okresie odosobnienia.

    Dobrowolne powstrzymanie się od pracy, bez decyzji inspektora lub zaświadczenia lekarskiego, nie skutkuje prawem żądania wypłaty świadczeń pieniężnych.

    Jeśli zaś kwarantanny lub izolacji wymaga dziecko pracownika, wówczas sytuacja jest zbliżona do tej, która ma miejsce przy chorobie dziecka. Wówczas pracownik uprawniony będzie do powstrzymania się od pracy celem osobistej opieki nad dzieckiem i otrzymania zasiłku opiekuńczego.

    Podsumowanie

    Wyjątkowa sytuacja wymaga wyjątkowych rozwiązań. Mają one charakter czasowy i wymagają bieżącej aktualizacji. Bardzo prawdopodobne jest to, że w przeciągu najbliższych dni powstaną nowe rozwiązania i mechanizmy, celem zapobieżenia negatywnych skutków epidemii.

    Na chwilę obecną ubezpieczeni (pracownicy, ale też zleceniobiorcy czy przedsiębiorcy) mogą skorzystać ze specjalnego zasiłku opiekuńczego na dziecko do lat 8, którego placówka edukacyjna została zamknięta w związku z epidemią COVID-19. W przypadku zachorowań, kwarantanny czy izolacji  – ubezpieczeni w okresie nie wykonywania pracy mogą uzyskać odpowiednio wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy czy zasiłek opiekuńczy.

    Ponadto, innowacyjnym, jak na nasze dotychczasowe standardy, jest wprowadzenie możliwości zlecenia pracownikowi  pracy zdalnej.

    Prawdopodobnie kolejne dni przyniosą nowe regulacje – firmy czekają  na wprowadzenie tzw. „pakietu osłonnego” dla przedsiębiorców.

    Podstawa prawna

    Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych z dnia 2 marca 2020 r. (Dz.U. 2020 r. poz. 374)

    Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa z dnia 25 czerwca 1999 r.  (tj. z dnia 15 marca 2019 r. ,Dz.U. z 2019 r. poz. 645).

    Kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (tj. z dnia 16 maja 2019 r.; Dz.U. z 2019 r. poz. 1040)

    Ustawa o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi z dnia 5 grudnia 2008 r. (Dz.U. Nr 234, poz. 1570).

  • Zdjęcia pracowników na firmowej stronie a RODO i prawo autorskie?

    Zdjęcia pracowników na firmowej stronie a RODO i prawo autorskie?

    Moi klienci często zadają mi pytanie: czy Rodo zabrania publikacji zdjęć pracowników na firmowej stronie internetowej? Odpowiadam: NIE. Nie znajdziemy w RODO takiego zakazu. I gdy „Rodo już nie straszy” kieruję rozmowę na inny tor, sięgając do regulacji dotyczących ochrony dóbr osobistych. Następnie omawiamy cel publikacji, kontekst i treść informacji zamieszczanych przy fotografii. Ostatecznie koncentrujemy się na zgodzie samego pracownika. Jednoznacznej, konkretnej i niewątpliwej. Niewymuszonej i świadomej. I tak naprawdę chyba o to w prawie chodzi, żeby znaczenie poszczególnych przepisów (uprawień i obowiązków) odnieść do człowieka. Przestać traktować wymogi prawne jak kolejny kwadracik do odznaczenia. Jeśli chcesz wiedzieć, jak ma się zdjęcie pracownika do Rodo i praw autorskich, poniżej przedstawiam Ci najważniejsze informacje.

    Zdjęcia pracowników a Rodo

    Mam wrażenie, że Rodo stało się „straszakiem” i odpowiedzią na wszelkie wątpliwe kwestie prawne. Argumentu „Rodo” używają już nie tylko odbiorcy niechcianych ofert telemarketingowych, ale również urzędnicy, przedsiębiorcy oraz wyjątkowo czujni klienci. Również kwestia publikacji fotografii pracowników na stronach www od niedawna stała się problemem kojarzonym niemalże wyłącznie w kontekście Rodo. Tymczasem rozpowszechnianie wizerunku ściśle wiąże się z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ochroną dóbr osobistych człowieka, o której mowa w  ustawie kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r.

    Rodo wprost nie zakazuje pracodawcy rozpowszechniania w sieci wizerunku pracownika. Jest on jednak administratorem danych swoich pracowników i powinien dostosować swoje działania do przepisów unijnego rozporządzenia. Tak, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z prawem, adekwatnie do okoliczności i w określonym celu.

    Zdjęcia prawcowników a prawo autorskie

    W myśl art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej.  Prawo przewiduje 3 wyjątki od powyżej zasady. I tak zgoda nie będzie wymagana, gdy:

    • osoba ta otrzymała zapłatę za pozowanie,
    • mamy do czynienia z  rozpowszechnianiem wizerunku osoby powszechnie znanej, jeśli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, społecznych, zawodowych,
    • mamy do czynienia z rozpowszechnianiem wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza.

    Jeśli zatem pracodawca ma zamiar rozpowszechniać wizerunek swoich pracowników za pośrednictwem strony www, (np. publikując ich portrety z opisem) powinien pozyskać odpowiednie zezwolenia. W przypadku, gdy takich zgód nie będzie posiadał, może ponieść odpowiedzialność na gruncie prawa autorskiego. Zastosowanie znajdzie wówczas ochrona przewidziana w art. 78 ustawy. A osoba, której wizerunek opublikowano bez wymaganej zgody, będzie miała prawo zażądać od pracodawcy usunięcia naruszenia lub jego skutków, złożenia publicznego oświadczenia i zadośćuczynienia.

    Rodo a prawo autorskie

    Brak zgody pracownika na publikację wizerunku (przewidzianej w prawie autorskim) skutkuje nie tylko naruszeniem dóbr osobistych osoby przedstawionej na fotografii, ale również niespełnieniem wymogów wynikających z Rodo. Pracodawca w takiej sytuacji nie będzie bowiem dysponował przesłanką legalnego przetwarzania danych w postaci wizerunku. W konsekwencji może narazić się również na odpowiedzialność na gruncie Rodo (kara pieniężna, odpowiedzialność cywilnoprawna).

    Zgoda pracownika

    Zgoda pracownika może być wyrażona w sposób dowolny. Musi być jednak jednoznaczna, konkretna i niewątpliwa. Ze względów dowodowych, warto pozyskać ją w formie pisemnej. Powinna zawierać takie elementy jak: miejsce i data złożenia oświadczenia, cel wykorzystania wizerunku i okres na jaki jest udzielana.

    Ponadto, osoba, której zdjęcie ma być opublikowane na firmowej stronie internetowej powinna wiedzieć o ewentualnym zamiarze zestawienia jej wizerunku z innymi postaciami, opisem lub komentarzem. Chodzi o to, aby zestawienie  informacji z wizerunkiem nie obrażało pracownika, ani w inny sposób nie naruszało jego dóbr osobistych.

    Podsumowanie

    Wykorzystanie fotografii przedstawiających wizerunek pracowników wiąże się zazwyczaj z usprawnieniem komunikacji służbowej i działaniami promocyjnymi. Prezentacja zespołu z pewnością ociepla wizerunek firmy, co w konsekwencji może przełożyć się na wymierne korzyści. Sięgając po takie narzędzie marketingowe pamiętajmy jednak o pracowniku, który nie powinien być stawiany przed faktem dokonanym. Realizując własne interesy nie naruszajmy jego dóbr osobistych.

    Decydując się zaś na wykonanie profesjonalnej sesji fotograficznej nie zapominajmy o prawach autorskich do zdjęć. W tym celu, aby uniknąć ewentualnych wątpliwości co do dozwolonego użytku fotografii warto zadbać o odpowiednie brzmienie umowy z fotografem.

    Źródła

    RODO

    Ustawa 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

    Ustawa kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r.

  • Rekrutacja a RODO, czyli jak zamieszczać ogłoszenia i zbierać zgody

    Rekrutacja a RODO, czyli jak zamieszczać ogłoszenia i zbierać zgody

    Prowadzisz rekrutację? Jeśli tak, to najprawdopodobniej ogłoszenie o prowadzonym naborze zamieściłeś na swojej stronie internetowej, w mediach społecznościowych lub w innym serwisie internetowym. Zaczynają spływać aplikacje, a Ty wchodzisz w rolę administratora danych osobowych. Tym samym, mając świadomość lub nie, jesteś zobowiązany do stosowania przepisów unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (tzw. RODO), które obowiązuje od 25 maja 2018 r. Jeśli nie wiesz w jaki sposób i o czym powinieneś informować kandydatów zamieszczając ogłoszenie o naborze, albo zastanawiasz się jak powinna brzmieć nowa formułka zgody na przetwarzanie danych, to poniższy artykuł jest skierowany właśnie do Ciebie!

    Informacje dla kandydatów do pracy

    Oprócz strategicznych kwestii dotyczących stanowiska pracy (wymagania, zakres obowiązków, oferta) rekrutujący powinien poinformować potencjalnych kandydatów o tym:

    • kto jest administratorem danych –  czyli kto ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych i jak można się nim skontaktować,
    • jaki jest cel zbierania danych osobowych,
    • czy podanie danych jest niezbędne i jakie skutki rodzi ich niepodanie,
    • jaka jest podstawa prawna – czyli skąd wynika możliwość zbierania danych kandydatów do pracy,
    • kto będzie odbiorcą danych pozyskanych w związku z rekrutacją (czyli kto może mieć do nich dostęp),
    • czy dane będą przekazywane do krajów trzecich – czy otrzyma je od rekrutującego jakiś podmiot spoza UE,
    • jak długo dane osobowe kandydatów będą przetwarzane (zbierane, przechowywane, udostępniane itp.),
    • czy na podstawie podanych informacji podjęte zostaną zautomatyzowane decyzje (np. profilowanie) i jakie konsekwencje mogą przynieść osobie,
    • jakie uprawnienia przysługują uczestnikom w związku z przetwarzaniem ich danych (katalog praw wynikających z RODO i mających zastosowanie).

    Wypełnienie obowiązku informacyjnego powinno zostać dokonane w łatwo dostępnej formie, prostym językiem oraz w sposób jasny i zrozumiały.

    Zgoda na przetwarzanie danych nie zawsze jest konieczna

    Zgoda jest jedną z przesłanek, które uprawniają do legalnego przetwarzania danych osobowych. O zgodzie i legalności przetwarzania danych pisałam tu.

    Jeśli zatem istnieje inna podstawa do przetwarzania danych, pozyskiwanie dodatkowej zgody od kandydata do pracy nie będzie konieczne. Taka sytuacja będzie miała miejsce w przypadku zamiaru zatrudnienia pracownika na umowę o pracę. Wówczas zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu pracy, w tym w szczególności art. 221 o następującym brzmieniu:

    Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

    1) imię (imiona) i nazwisko;

    2) imiona rodziców;

    3) datę urodzenia;

    4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

    5) wykształcenie;

    6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

    Niezależnie od danych osobowych, o których mowa wyżej, pracodawca ma prawo żądać od pracownika także:

    1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

    2) numeru PESEL pracownika.

    W tym miejscu należałoby zastawić się nad dwiema istotnymi kwestiami. Po pierwsze, czy Twoja oferta na pewno dotyczy pracy na etat, a może jednak umowy cywilnoprawnej? Po drugie, czy pozyskujesz także inne dodatkowe informacje, które nie mieszczą się w granicach ww. przepisu? Przykładowo: fotografię przedstawiającą wizerunek osoby aplikującej.

    Jeśli Twoja oferta pracy dotyczy umowy cywilnoprawnej albo zakres pozyskiwanych danych znacznie wykracza poza kodeksową przesłankę legalności (przy umowie o pracę) oraz inne przesłanki wynikające z obowiązujących przepisów prawa – pozostaje poprosić kandydata o dołączenie do dokumentów aplikacyjnych odpowiedniego oświadczenia.

    Nowa klauzula zgody do CV

    Dotychczas stosowaną klauzulę zgody na przetwarzanie danych w oparciu o ustawę z dnia 29.08.1997 r. wypadałoby nieco zmodyfikować. Jak? Przede wszystkim nie należy powoływać się na akt prawny, który został uchylony. Ustawa z 1997 r. już nie obowiązuje! Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych powinno mieć zrozumiałą i łatwo dostępną formę, przy jednoczesnym sformułowaniu treści prostym i jasnym językiem. Co ważne, zgoda ma przetwarzanie danych w celu rekrutacji nie może być łączona z innymi zgodami, ani w żaden sposób wymuszona. Powinna być wyraźna i odnosić się do określonego przetwarzania przez konkretnego administratora danych.

    W zależności od celu i okresu przetwarzania przykładowe klauzule mogą wyglądać następująco:

    Prosimy o zamieszczenie w dokumentach aplikacyjnych jednego z oświadczeń:

    Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu (CV, list motywacyjny) oraz informacji zebranych podczas ewentualnej rozmowy kwalifikacyjnej w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na stanowisko xxx w firmie YYY.

    Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu (CV, list motywacyjny) oraz informacji zebranych podczas ewentualnej rozmowy kwalifikacyjnej przez okres trwania procesu rekrutacyjnego na stanowisko xxxx  w firmie YYY, jak również w celu włączenia mnie do bazy kandydatów na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych w firmie YYY, w tym również na inne stanowiska.

    Zmiany w kodeksie pracy

    Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przewiduje pewne modyfikacje w przepisach prawa pracy w zakresie dotyczącym danych osobowych. Między innymi planowane jest rozszerzenie katalogu z art. 221 Kodeksu pracy o „dane kontaktowe” i wyłączenie z niego „imion rodziców”. Przy czym podanie danych w zakresie wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia musi być niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub na określonym stanowisku pracy.

    Planowane jest również wprowadzenie nowych przepisów, w tym w szczególności art. 221a i art. 221b. Pierwszy z nich dotyczy przetwarzania przez pracodawcę innych danych niż wymienione w art. 221 za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Z projektu wynika, że brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Drugi z przywołanych powyżej przepisów dotyczy przetwarzania  tzw. danych wrażliwych oraz danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa. W kontekście proponowanych zmian, dopuszczalność ich przetwarzania może mieć miejsce tylko w przypadku niezbędności wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

    Przechowywanie CV i LM

    Przepisy prawa nie wskazują wprost, jak długo pracodawca może przechowywać otrzymane CV i LM oraz kiedy stają się one nieaktualne. Jeśli zgłaszający swoją aplikację wyraźnie zaznaczył, że jego zgoda na przetwarzanie obejmuje wyłącznie okres odpowiadający procesowi rekrutacji na konkretne stanowisko, to po dokonaniu wyboru nie powinniśmy pozostawiać zebranych zgłoszeń w swoich zbiorach. Jeśli zależy nam na pozostawieniu kontaktów „na później” na potrzeby ewentualnych przyszłych naborów, należało zadbać o odpowiednie brzmienie klauzuli zgody.

    I choć wydawałoby się, że już samo aplikowanie na stanowisko jest wyraźnym działaniem i powinno samo przez się stanowić zgodę na przetwarzanie jej danych, to budzi pewne wątpliwości interpretacyjne. Oceniając sytuację z perspektywy przedsiębiorcy, na którym ciąży ciężar dowodu legalności przetwarzania danych, pozyskiwanie pisemnej zgody nadal wydaje się być uzasadnione.

    Dostęp do aplikacji kandydatów

    Pracodawca, gromadząc aplikacje kandydatów do pracy, zobowiązany jest do zastosowania organizacyjnych, technicznych oraz fizycznych środków ochrony danych osobowych. Oznacza to w szczególności bezpieczne przechowywanie otrzymanych zgłoszeń oraz ich usuwanie i niszczenie po upływie legalnego okresu przetwarzania. Przykładowymi rozwiązaniami mogą być: przechowywanie wydrukowanych dokumentów aplikacyjnych w metalowej, zamykanej szafce, zabezpieczenie systemu informatycznego przed dostępem osób nieupoważnionych – uwierzytelnianie dostępu czy szyfrowanie wiadomości zawierających zgłoszenia aplikacyjne.

    Podsumowanie

    Rekrutacja ściśle wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Dlatego zarówno w małej firmie, jak i w dziale HR giganta ważna jest weryfikacja dokonywanych na danych operacji pod kątem ryzyka przypadkowego lub niezgodnego z prawem ich ujawnienia, zniszczenia lub utraty. Dostosowanie do obowiązujących przepisów warto zacząć od inwentaryzacji zgromadzonych aplikacji pod kątem zasadności i legalności dalszego przetwarzania zawartych w nich danych. Mówiąc wprost – chodzi o uporządkowanie folderów, skrzynek mailowych, teczek i szuflad zawierających CV i listy motywacyjne kandydatów do pracy. Kolejny krokiem powinno być opracowanie wewnętrznych procedur przetwarzania danych oraz odpowiednich wzorów lub szablonów publikowanych ogłoszeń o naborze.

    Podstawa prawna

    RODO

    Ustawa o ochronie danych osobowych

    Prawo pracy

    Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679