Prawownia Kancelaria

Tag: prawo pracy

  • Dane biometryczne – kiedy pracodawca może je przetwarzać?

    Dane biometryczne – kiedy pracodawca może je przetwarzać?

    W dobie rozwoju nowych technologii weryfikacja osoby lub użytkownika przy pomocy tokenów, PIN-ów, kodów i kluczy stała się przeżytkiem. Pracownicy zapominali haseł, gubili klucze i stwarzali zagrożenie udostępnienia poufnych informacji osobom nieuprawnionym. Dlatego sporą popularność zyskały (i nadal zyskują) nowoczesne metody identyfikacji i weryfikacji, które wykorzystują techniki biometryczne. Te zaś wiążą się z przetwarzaniem informacji wymagających szczególnej ochrony (tzw. dane wrażliwe). Przetwarzanie tego typu danych bywa dla pracodawców kłopotliwe, bo zasadniczo jest przez prawo zakazane i może mieć miejsce tylko w wyjątkowych przypadkach.

    W praktyce problematycznym okazuje się już samo ustalenie, czy w ogóle mamy do czynienia z danymi biometrycznymi. A jeśli tak, to kiedy ich wykorzystywanie jest możliwe. Takie dylematy mają zarówno pracodawcy, jak i twórcy systemów oraz aplikacji służących weryfikacji osób (użytkowników). Jak zmierzyć się z tym problemem? Na dobry początek warto zastanowić się, czy w ogóle mamy do czynienia z danymi biometrycznymi. A jeśli tak, to kiedy prawo umożliwia ich wykorzystywanie.

    Czym jest biometria?

    Biometria to nauka, która zajmuje się badaniem zmienności organizmów. Jest też techniką dokonywania pomiarów istot żywych. Stosuje się ją często do automatycznego rozpoznawania ludzi na podstawie ich indywidualnych cech fizycznych czy behawioralnych.

    Wśród przykładowych sposobów wykorzystania technik biometrycznych znajdziemy:

    • zastosowanie czytników linii papilarnych,
    • systemy rozpoznawania tęczówki oka (rejestrujące obraz tęczówki),
    • badania dna oka (siatkówki),
    • analizy kształtu ucha lub kształtu i rozmieszczenia zębów,
    • badania rozkładu temperatur na twarzy,
    • badania DNA,
    • systemy rozpoznawania zapachu ciała,
    • systemy rozpoznawania głosu,
    • techniki weryfikacji podpisów odręcznych,
    • analizę tembru głosu,
    • dynamikę posługiwania się klawiaturą,
    • geometrię ruchu kursorem myszy,
    • systemy rozpoznające emocje.

    Co to są dane biometryczne?

    W myśl definicji z Rodo:

    „Dane biometryczne” oznaczają dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby, takie jak wizerunek twarzy lub dane daktyloskopijne.

    Z danymi biometrycznymi będziemy mieć do czynienia, jeśli wszystkie elementy definicji będą spełnione. I tak na przykład wizerunek osoby fizycznej (utrwalony w postaci fotografii czy nagrania) w wielu przypadkach nie będzie daną biometryczną. Dopiero jego specjalne przetworzenie techniczne, umożliwiające lub potwierdzające jednoznaczną identyfikację danej osoby decyduje o zakwalifikowaniu tego typu informacji do danych biometrycznych.

    Przepisy nie mówią o tym, w jaki sposób powinien odbywać się proces identyfikacji. Nie ma znaczenia czy ustalenie tożsamości będzie polegało na porównaniu”próbki”(czyli zebranych za pomocą techniki biometrycznej informacji) z bazą zgromadzonych danych różnych osób, czy też z danymi, które dotyczą jednej, konkretnej osoby. Istotne jest to, aby system umożliwiał lub potwierdzał jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej.

    Kiedy pracodawca może przetwarzać dane biometryczne ?

    Rodo kataloguje dane biometryczne w ramach zbioru danych szczególnych kategorii. Oznacza to, że informacje te mają charakter sensytywny i wymagają szczególnej ochrony. Ich przetwarzanie jest zakazane, ale może mieć miejsce w wyjątkowych sytuacjach wskazanych w obowiązujących przepisach prawa.

    Z perspektywy relacji pracownik-pracodawca dopuszczalność przetwarzania danych biometrycznych istnieje w następujących dwóch sytuacjach (podstawa prawna: art 21[1b] Kodeksu pracy):

    1. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub pracownik wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych biometrycznych, ale wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika;

    2. Podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

    Ponadto, do przetwarzania danych osobowych biometrycznych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez pracodawcę. Takie osoby zobowiązane są do zachowania pozyskanych informacji w tajemnicy.

    Mamy zatem do czynienia z dwiema sytuacjami, które uprawniają pracodawcę do legalnego przetwarzania danych biometrycznych. Pierwszą z nich jest zgoda, która powinna mieć charakter dobrowolny, jednoznaczny, świadomy i uprzedni. Drugą jest niezbędność przetwarzania z uwagi na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji oraz pomieszczeń.

    Udzielenie zgody powinno wynikać z inicjatywy pracownika (odmienna regulacja niż przy danych zwykłych). Pracodawca nie powinien więc „karać pracownika” za to, że ten nie zgodził się na przetwarzanie danych biometrycznych. Np.: nie chce zamienić karty magnetycznej na rejestrację czasu pracy przy użyciu odcisku palca lub systemu rejestrującego obraz jego tęczówki oka.

    Jakie negatywne konsekwencje niesie niezgodne z prawem przetwarzanie danych biometrycznych?

    Nielegalne przetwarzanie danych biometrycznych pracownika może skutkować zarówno naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych, jak i przepisów z zakresu prawa pracy. A co za tym idzie może zakończyć się nałożeniem pieniężnej kary administracyjnej przez Prezesa UODO i grozić postępowaniem cywilnym lub karnym. Co więcej, pracownik, który uzna, że jego inwigilacja i kontrola idzie za daleko oraz przekracza granice udzielonych zgód może także złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy i wystąpić do sądu pracy.

    Podsumowanie

    Zastosowanie w środowisku pracy nowych technologii może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych, w tym danych biometrycznych. Sprzyja temu popularność systemów rejestrujących czas pracy i analizujących wydajność pracy, które mają zwiększyć zyski firm. Część pracodawców sięga nawet po narzędzia, za pomocą których monitoring wykracza poza granice obowiązków służbowych…

    Projektowaniu i wdrażaniu tego typu rozwiązań każdorazowo powinna towarzyszyć analiza pod kątem zgodności z obowiązującymi regulacjami. W tym również z zasadami Rodo, wśród których znajdziemy m.in. : legalność, minimalizację, spełnienie obowiazków informacyjnych, ograniczenie przetwarzania. I nie chodzi tu wyłącznie o zgodność z paragrafem. Przede wszystkim istotne jest ozachowanie balansu pomiędzy korzyściami płynącymi dla pracodawcy, a dobrami osobistymi pracownika. Każdorazowo nie należy zapominać, że za danymi osobowymi zawsze stoi człowiek. A prawo, w tym Rodo, mają służyć ochronie jednego najważniejszych dóbr – prawa do prywatności.

    Źródła:

    RODO

    Kodeks pracy (w tym nowelizacje z 2019 r.)

  • Rekrutacja a RODO, czyli jak zamieszczać ogłoszenia i zbierać zgody

    Rekrutacja a RODO, czyli jak zamieszczać ogłoszenia i zbierać zgody

    Prowadzisz rekrutację? Jeśli tak, to najprawdopodobniej ogłoszenie o prowadzonym naborze zamieściłeś na swojej stronie internetowej, w mediach społecznościowych lub w innym serwisie internetowym. Zaczynają spływać aplikacje, a Ty wchodzisz w rolę administratora danych osobowych. Tym samym, mając świadomość lub nie, jesteś zobowiązany do stosowania przepisów unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (tzw. RODO), które obowiązuje od 25 maja 2018 r. Jeśli nie wiesz w jaki sposób i o czym powinieneś informować kandydatów zamieszczając ogłoszenie o naborze, albo zastanawiasz się jak powinna brzmieć nowa formułka zgody na przetwarzanie danych, to poniższy artykuł jest skierowany właśnie do Ciebie!

    Informacje dla kandydatów do pracy

    Oprócz strategicznych kwestii dotyczących stanowiska pracy (wymagania, zakres obowiązków, oferta) rekrutujący powinien poinformować potencjalnych kandydatów o tym:

    • kto jest administratorem danych –  czyli kto ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych i jak można się nim skontaktować,
    • jaki jest cel zbierania danych osobowych,
    • czy podanie danych jest niezbędne i jakie skutki rodzi ich niepodanie,
    • jaka jest podstawa prawna – czyli skąd wynika możliwość zbierania danych kandydatów do pracy,
    • kto będzie odbiorcą danych pozyskanych w związku z rekrutacją (czyli kto może mieć do nich dostęp),
    • czy dane będą przekazywane do krajów trzecich – czy otrzyma je od rekrutującego jakiś podmiot spoza UE,
    • jak długo dane osobowe kandydatów będą przetwarzane (zbierane, przechowywane, udostępniane itp.),
    • czy na podstawie podanych informacji podjęte zostaną zautomatyzowane decyzje (np. profilowanie) i jakie konsekwencje mogą przynieść osobie,
    • jakie uprawnienia przysługują uczestnikom w związku z przetwarzaniem ich danych (katalog praw wynikających z RODO i mających zastosowanie).

    Wypełnienie obowiązku informacyjnego powinno zostać dokonane w łatwo dostępnej formie, prostym językiem oraz w sposób jasny i zrozumiały.

    Zgoda na przetwarzanie danych nie zawsze jest konieczna

    Zgoda jest jedną z przesłanek, które uprawniają do legalnego przetwarzania danych osobowych. O zgodzie i legalności przetwarzania danych pisałam tu.

    Jeśli zatem istnieje inna podstawa do przetwarzania danych, pozyskiwanie dodatkowej zgody od kandydata do pracy nie będzie konieczne. Taka sytuacja będzie miała miejsce w przypadku zamiaru zatrudnienia pracownika na umowę o pracę. Wówczas zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu pracy, w tym w szczególności art. 221 o następującym brzmieniu:

    Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

    1) imię (imiona) i nazwisko;

    2) imiona rodziców;

    3) datę urodzenia;

    4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

    5) wykształcenie;

    6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

    Niezależnie od danych osobowych, o których mowa wyżej, pracodawca ma prawo żądać od pracownika także:

    1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

    2) numeru PESEL pracownika.

    W tym miejscu należałoby zastawić się nad dwiema istotnymi kwestiami. Po pierwsze, czy Twoja oferta na pewno dotyczy pracy na etat, a może jednak umowy cywilnoprawnej? Po drugie, czy pozyskujesz także inne dodatkowe informacje, które nie mieszczą się w granicach ww. przepisu? Przykładowo: fotografię przedstawiającą wizerunek osoby aplikującej.

    Jeśli Twoja oferta pracy dotyczy umowy cywilnoprawnej albo zakres pozyskiwanych danych znacznie wykracza poza kodeksową przesłankę legalności (przy umowie o pracę) oraz inne przesłanki wynikające z obowiązujących przepisów prawa – pozostaje poprosić kandydata o dołączenie do dokumentów aplikacyjnych odpowiedniego oświadczenia.

    Nowa klauzula zgody do CV

    Dotychczas stosowaną klauzulę zgody na przetwarzanie danych w oparciu o ustawę z dnia 29.08.1997 r. wypadałoby nieco zmodyfikować. Jak? Przede wszystkim nie należy powoływać się na akt prawny, który został uchylony. Ustawa z 1997 r. już nie obowiązuje! Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych powinno mieć zrozumiałą i łatwo dostępną formę, przy jednoczesnym sformułowaniu treści prostym i jasnym językiem. Co ważne, zgoda ma przetwarzanie danych w celu rekrutacji nie może być łączona z innymi zgodami, ani w żaden sposób wymuszona. Powinna być wyraźna i odnosić się do określonego przetwarzania przez konkretnego administratora danych.

    W zależności od celu i okresu przetwarzania przykładowe klauzule mogą wyglądać następująco:

    Prosimy o zamieszczenie w dokumentach aplikacyjnych jednego z oświadczeń:

    Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu (CV, list motywacyjny) oraz informacji zebranych podczas ewentualnej rozmowy kwalifikacyjnej w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na stanowisko xxx w firmie YYY.

    Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu (CV, list motywacyjny) oraz informacji zebranych podczas ewentualnej rozmowy kwalifikacyjnej przez okres trwania procesu rekrutacyjnego na stanowisko xxxx  w firmie YYY, jak również w celu włączenia mnie do bazy kandydatów na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych w firmie YYY, w tym również na inne stanowiska.

    Zmiany w kodeksie pracy

    Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przewiduje pewne modyfikacje w przepisach prawa pracy w zakresie dotyczącym danych osobowych. Między innymi planowane jest rozszerzenie katalogu z art. 221 Kodeksu pracy o „dane kontaktowe” i wyłączenie z niego „imion rodziców”. Przy czym podanie danych w zakresie wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia musi być niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub na określonym stanowisku pracy.

    Planowane jest również wprowadzenie nowych przepisów, w tym w szczególności art. 221a i art. 221b. Pierwszy z nich dotyczy przetwarzania przez pracodawcę innych danych niż wymienione w art. 221 za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Z projektu wynika, że brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Drugi z przywołanych powyżej przepisów dotyczy przetwarzania  tzw. danych wrażliwych oraz danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa. W kontekście proponowanych zmian, dopuszczalność ich przetwarzania może mieć miejsce tylko w przypadku niezbędności wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

    Przechowywanie CV i LM

    Przepisy prawa nie wskazują wprost, jak długo pracodawca może przechowywać otrzymane CV i LM oraz kiedy stają się one nieaktualne. Jeśli zgłaszający swoją aplikację wyraźnie zaznaczył, że jego zgoda na przetwarzanie obejmuje wyłącznie okres odpowiadający procesowi rekrutacji na konkretne stanowisko, to po dokonaniu wyboru nie powinniśmy pozostawiać zebranych zgłoszeń w swoich zbiorach. Jeśli zależy nam na pozostawieniu kontaktów „na później” na potrzeby ewentualnych przyszłych naborów, należało zadbać o odpowiednie brzmienie klauzuli zgody.

    I choć wydawałoby się, że już samo aplikowanie na stanowisko jest wyraźnym działaniem i powinno samo przez się stanowić zgodę na przetwarzanie jej danych, to budzi pewne wątpliwości interpretacyjne. Oceniając sytuację z perspektywy przedsiębiorcy, na którym ciąży ciężar dowodu legalności przetwarzania danych, pozyskiwanie pisemnej zgody nadal wydaje się być uzasadnione.

    Dostęp do aplikacji kandydatów

    Pracodawca, gromadząc aplikacje kandydatów do pracy, zobowiązany jest do zastosowania organizacyjnych, technicznych oraz fizycznych środków ochrony danych osobowych. Oznacza to w szczególności bezpieczne przechowywanie otrzymanych zgłoszeń oraz ich usuwanie i niszczenie po upływie legalnego okresu przetwarzania. Przykładowymi rozwiązaniami mogą być: przechowywanie wydrukowanych dokumentów aplikacyjnych w metalowej, zamykanej szafce, zabezpieczenie systemu informatycznego przed dostępem osób nieupoważnionych – uwierzytelnianie dostępu czy szyfrowanie wiadomości zawierających zgłoszenia aplikacyjne.

    Podsumowanie

    Rekrutacja ściśle wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Dlatego zarówno w małej firmie, jak i w dziale HR giganta ważna jest weryfikacja dokonywanych na danych operacji pod kątem ryzyka przypadkowego lub niezgodnego z prawem ich ujawnienia, zniszczenia lub utraty. Dostosowanie do obowiązujących przepisów warto zacząć od inwentaryzacji zgromadzonych aplikacji pod kątem zasadności i legalności dalszego przetwarzania zawartych w nich danych. Mówiąc wprost – chodzi o uporządkowanie folderów, skrzynek mailowych, teczek i szuflad zawierających CV i listy motywacyjne kandydatów do pracy. Kolejny krokiem powinno być opracowanie wewnętrznych procedur przetwarzania danych oraz odpowiednich wzorów lub szablonów publikowanych ogłoszeń o naborze.

    Podstawa prawna

    RODO

    Ustawa o ochronie danych osobowych

    Prawo pracy

    Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679